PHÒNG TỔ CHỨC – HÀNH CHÍNH

Phòng Tổ chức – Hành chính được thành lập theo Quyết định số 06/QĐ – HĐQT-TC ngày 27 tháng 3 năm 2008 của Hội đồng quản trị Trường Đại học Võ Trường Toản.

CHỨC NĂNG

- Tham mưu cho Hiệu trưởng trong công tác xây dựng, tổ chức và kiện toàn bộ máy của Trường; tổ chức quản lý nhân sự, quy hoạch đào tạo, bồi dưỡng, tuyển dụng, bố trí, sử dụng, đánh giá đội ngũ nhân sự; đảm bảo thực hiện đúng và kịp thời các chế độ, chính sách đối với cán bộ, giảng viên và nhân viên của Trường.

- Tham mưu cho Hiệu trưởng về công tác quản lý hành chính, tổng hợp của Trường; công tác văn phòng, công tác văn thư, lưu trữ.

- Tham mưu cho Hiệu trưởng công tác bảo vệ an toàn cơ quan, an ninh trật tự, vệ sinh trong Trường.

NHIỆM VỤ

a) Công tác xây dựng bộ máy và tổ chức hoạt động của Trường

- Tham mưu, đề xuất việc thành lập, sáp nhập, chia tách, giải thể các đơn vị và các hội đồng tư vấn; kiện toàn tổ chức bộ máy trong Trường, đảm bảo bộ máy của Trường hoạt động phù hợp với tình hình thực tế.

- Xây dựng quy chế tổ chức và hoạt động; quy định chức năng, nhiệm vụ của các đơn vị thuộc Trường; quy định về công tác tổ chức, nhân sự của Trường.

- Rà soát, sửa đổi, bổ sung chiến lược phát triển, sứ mệnh, tầm nhìn và giá trị cốt lõi của Nhà trường theo từng giai đoạn phát triển.

b) Công tác quản lý nhân sự, chế độ chính sách 

- Xây dựng chiến lược phát triển đội ngũ; công tác quy hoạch cán bộ quản lý; kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng nhân sự; công tác quản lý, sử dụng đội ngũ cán bộ, giảng viên, nhân viên trong từng giai đoạn.

- Xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện công tác tuyển dụng theo nhu cầu của Trường.

- Tham mưu đề xuất bổ nhiệm, miễn nhiệm, điều động, luân chuyển vị trí công tác nhân sự phù hợp với chức năng nhiệm vụ và quy mô phát triển của từng đơn vị.

- Hướng dẫn, kiểm tra, giám sát việc thực hiện các nội dung về tuyển dụng, quản lý, sử dụng, đào tạo bồi dưỡng, khen thưởng, kỷ luật và các công tác nhân sự của Trường; tổ chức đánh giá nhân sự định kỳ hàng năm.

- Chủ trì xây dựng quy chế tài chính và chi tiêu nội bộ của Trường và các văn bản về chế độ chính sách của Nhà trường đối với cán bộ, giảng viên, nhân viên.

- Quản lý và thực hiện các chế độ chính sách về tiền lương, phụ cấp, khen thưởng, bảo hiểm, ngày bù, ngày phép, nghỉ ngơi và các chế độ phúc lợi khác,… theo quy định của Trường và quy định của pháp luật.

- Quản lý công tác an toàn, vệ sinh lao động trong Trường.

- Quản lý hồ sơ, lý lịch của người lao động theo quy định.

c) Thực hiện công tác hành chính, tổng hợp, văn thư, lưu trữ

- Tham mưu và giúp Hiệu trưởng quản lý, theo dõi, đôn đốc việc thực hiện các quy định của Nhà trường, các kết luận, chỉ đạo của Hiệu trưởng và kết quả thực hiện nhiệm vụ của các đơn vị trong Trường; chuẩn bị kế hoạch, chương trình và điều kiện phục vụ chương trình làm việc của Hiệu trưởng đối với các cá nhân, tổ chức trong và ngoài Trường.

- Theo dõi việc thực hiện pháp luật, các quy định của Nhà trường, nhiệm vụ được giao đối với tổ chức, đơn vị và cán bộ, giảng viên trong Trường.

- Tổng hợp các báo cáo định kỳ và báo cáo đột xuất về thực hiện nhiệm vụ của Trường; giúp Hiệu trưởng chuẩn bị ý kiến góp ý cho dự thảo văn bản quy phạm pháp luật do cơ quan nhà nước gửi xin ý kiến; kiến nghị với cơ quan nhà nước có thẩm quyền trong việc sửa đổi, bổ sung văn bản quy phạm pháp luật.

- Xây dựng và tổ chức thực hiện nội quy, quy định nhằm đảm bảo nề nếp, kỷ cương, kỷ luật lao động trong trường; tham mưu giúp Hiệu trưởng về tính pháp lý của các văn bản quy phạm nội bộ trước khi ban hành; thẩm định, rà soát, kiểm tra văn bản, hệ thống hóa văn bản quy phạm nội bộ trong Trường.

- Chủ trì hoặc phối hợp với các đơn vị liên quan tổ chức phổ biến, giáo dục pháp luật; phổ biến các văn bản quy phạm nội bộ của Trường cho cán bộ, giảng viên và người học trong Trường.

- Thừa lệnh Hiệu trưởng cấp giấy giới thiệu, giấy công tác cho cán bộ, giảng viên, người lao động được cử đi công tác ngoài Trường; xác nhận giấy công tác cho cá nhân, tổ chức đến liên hệ công tác tại Trường; xác nhận lý lịch của nhân sự thuộc Trường;

- Xây dựng quy định và hướng dẫn thực hiện về công tác văn thư, lưu trữ của Trường; xây dựng và hướng dẫn thực hiện quy định về thể thức và kỹ thuật soạn thảo các văn bản hành chính của Trường, kiểm tra đảm bảo đúng quy định trước khi ký ban hành.

- Quản lý và tổ chức thực hiện việc tiếp nhận, xử lý và gửi các công văn, tài liệu, bưu phẩm đến và đi trong phạm vi quyền hạn.

- Quản lý và sử dụng các con dấu của Trường theo quy định của pháp luật.

- Làm mẫu và quản lý phôi gốc văn bằng, chứng chỉ; niêm yết công khai các mẫu văn bản; thực hiện công tác in, quản lý và cấp phôi văn bằng và chứng chỉ của Trường đến các đơn vị chức năng trong Trường.

d) Công tác bảo vệ an toàn cơ quan, an ninh trật tự, vệ sinh

- Tổ chức thực hiện phân công bảo vệ thường trực các cổng ra vào, tuần tra canh gác 24/24 giờ trong ngày; giữ gìn trật tự, bảo vệ tài sản của Trường; lên kế hoạch trực an ninh, trực lãnh đạo khi Nhà trường có yêu cầu.

- Phối hợp với các đơn vị liên quan, công an, chính quyền địa phương để giải quyết các vấn đề về trật tự an toàn xã hội trong khuôn viên Trường.

- Xây dựng kế hoạch, tổ chức kiểm tra trang thiết bị và thực hiện quy trình đảm bảo công tác phòng cháy, chữa cháy trong Nhà trường.

- Tổ chức công tác vệ sinh trong toàn Trường, đảm bảo giữ gìn vệ sinh, môi trường cảnh quan trong khuôn viên Trường.

đ) Công tác khác

- Đón tiếp, sắp xếp và hướng dẫn khách đến liên hệ công tác với Nhà trường; quản lý nhà khách của Trường, phòng làm việc của Hội đồng trường, Hiệu trưởng, phòng tiếp khách, hội họp của Trường; quản lý và điều hành phương tiện vận chuyển phục vụ nhiệm vụ của Trường.

- Dự trù kinh phí hoạt động văn phòng thường nhật của Trường và quản lý, theo dõi việc sử dụng kinh phí hiệu quả; phục vụ các cuộc họp, hội nghị, hội thảo các ngày lễ hội của Trường.

- Kiểm tra, thông báo tình trạng hư hỏng cơ sở vật chất, tài sản công cộng của Trường; theo dõi việc bảo dưỡng, bảo trì, sửa chữa cơ sở vật chất trong Trường; tổ chức kho quản lý vật liệu, tài sản của Trường đúng quy định; phối hợp với các bộ phận tổ chức việc thực hiện thống kê, thanh lý tài sản định kỳ, đột xuất theo quy định của Trường.

- Phối hợp thực hiện công tác đảm bảo chất lượng.

- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Hiệu trưởng giao.