QUY TRÌNH

Xét học bổng cho học sinh sinh viên

Căn cứ vào tình hình thực tế trong việc xét cấp học bổng cho học sinh sinh viên (HSSV) trong thời gian qua;

Nhằm đảm bảo cho việc xét cấp học bổng cho HSSV được tiến hành một cách khoa học, đúng đối tượng. Nay trường triển khai quy trình phối hợp xét cấp học bổng cho HSSV như sau:

I. Chức năng, nhiệm vụ của các đơn vị phối hợp trong quy trình xét học bổng

1. Phòng Đào tạo:

- Là đơn vị chủ trì, tham mưu đề xuất học bổng xuất sắc của HSSV (dành cho HSSV có học lực xuất sắc và có ĐRL từ loại tốt trở lên); lập danh sách đề cử HSSV đủ tiêu chuẩn nhận học bổng xuất sắc của trường vào đầu mỗi năm học, trình BGH duyệt.

- Có chức năng thẩm định kết quả học tập, xác nhận những trường hợp HSSV bị cấm thi, nợ môn, thi lại, … theo danh sách đề cử nhận học bổng dành cho HSSV có hoàn cảnh khó khăn học tốt của Phòng CTSV&QLKTX.

2. Phòng CTSV&QLKTX:

- Là đơn vị chủ trì, tham mưu đề xuất học bổng vượt khó của HSSV (dành cho HSSV có hoàn cảnh gia đình nghèo, khó khăn có học lực khá trở lên và có ĐRL từ loại khá trở lên); lập danh sách đề cử HSSV đủ tiêu chuẩn nhận học bổng vượt khó vào đầu mỗi năm học (hoặc mỗi đợt xét học bổng của tỉnh Hậu Giang, Bộ GDĐT), trình BGH duyệt.

- Là đơn vị phụ trách liên hệ với các nhà tài trợ tìm kiếm phát triển nguồn quỹ học bổng vượt khó cho HSSV.

- Phụ trách lập kế hoạch phát học bổng cho HSSV.

- Lập thống kê, báo cáo, lưu trữ.

3. Phòng Kế hoạch Tài Chính:

- Là đơn vị quản lý tài chính học bổng của các nhà tài trợ, nguồn tài chính học bổng khuyến khích của nhà trường.

- Thống kê nguồn quỹ học bổng tiếp nhận từ các nhà tài trợ gửi về Phòng CTSV&QLKTX vào cuối mỗi năm học.

- Phụ trách hoàn thành hồ sơ thủ tục cấp học bổng về mặt tài chính, khi các đơn vị gửi danh sách HSSV nhận học bổng đã được phê duyệt của BGH theo kế hoạch thời gian phát học bổng cho HSSV.

4. Đoàn TNCS HCM:

- Là đơn vị tham mưu và thẩm định về mặt rèn luyện, đạo đức và việc phấn đấu trong học tập cũng như tham gia đóng góp cho các phong trào của nhà trường.

- Giới thiệu những HSSV có nhiều đóng góp cho phong trào của trường, những tấm gương HSSV vượt khó học tốt, … để đề cử nhận học bổng.

5. Các khoa chủ quản:

- Khi có danh sách đề cử học bổng, Phòng CTSV&QLKTX sẽ gửi về các Khoa chủ quản, các Khoa sẽ đánh giá theo quyền hạn và trách nhiệm của khoa.

- Các khoa có quyền đề xuất hoặc kiến nghị bổ sung, sửa đổi danh sách học bổng HSSV Khoa mình.

II. Quy trình cụ thể

1. Quy trình xét chọn cấp học bổng xuất sắc của trường

Tiêu chí xét:

Là học bổng xét dựa trên tiêu chí kết quả học tập và rèn luyện của HSSV không xét đến hoàn cảnh gia đình; sử dụng cơ sở dữ liệu điểm trung bình hoàn chỉnh từ Phòng Đào tạo và điểm rèn luyện từ Phòng CTSV&QLKTX.

Tiêu chí xét như sau:

Quy trình cụ thể như sau:

a. Vào đầu mỗi năm học (phải đảm bảo thời gian hoàn thành việc xét học bổng xuất sắc trước kế hoạch phát học bổng hàng năm của trường), Phòng Đào tạo lập danh sách những HSSV có học lực xuất sắc (danh sách kèm theo điểm học lực của HSSV) gửi về Phòng CTSV&QLKTX và Đoàn trường;

b. Phòng CTSV&QLKTX và Đoàn trường sẽ cập nhật điểm rèn luyện của HSSV theo danh sách và thẩm định về mặt vi phạm Nội quy, Quy chế HSSV, Nội quy KTX, về hoàn thành nghĩa vụ Đoàn thanh niên, … ; sau đó gửi lại Phòng Đào tạo sau 03 ngày;

c. Phòng Đào tạo lập danh sách học bổng dự kiến dựa trên điểm học lực và rèn luyện, phân bổ theo chỉ hàng năm (chỉ tiêu phân bổ cụ thể hàng năm Phòng Công tác sinh viên và Quản lý ký túc xá, Phòng Đào tạo, Phòng Kế hoạch – Tài chính sẽ họp với Ban Giám hiệu để xin ý kiến). Tổ chức họp xét, phỏng vấn và xét chọn danh sách chính thức.

d. Phòng Đào tạo trình Ban Giám hiệu duyệt và làm Quyết định cấp học bổng cho HSSV, gửi danh sách HSSV nhận học bổng chính thức về Phòng Công tác sinh viên và Quản lý ký túc xá, Phòng Kế hoạch – Tài chính và thống báo cho HSSV.

2. Quy trình xét chọn cấp học vượt khó (học bổng tỉnh Hậu Giang, Bộ GDĐT).

Là học bổng dành cho HSSV có hoàn cảnh gia đình nghèo hoặc khó khăn nhưng vượt khó học tốt; tiêu chí xét dựa vào hoàn cảnh gia đình, điều kiện về học lực và rèn luyện phải đạt từ loại khá tốt trở lên (trừ các trường hợp có ý kiến chỉ đạo của BGH).

Tiêu chí xét như sau:

Quy trình cụ thể như sau:

a. Phòng CTSV&QLKTX sẽ triển khai thông báo cho các lớp về các tiêu chí, chỉ tiêu phân bổ và đối tượng xét học bổng theo từng đợt (căn cứ vào kế hoạch phát học bổng của trường, công văn phân bổ chỉ tiêu học bổng của Bộ và của tỉnh HG).

- Tiếp nhận hồ sơ, phối hợp với Đoàn Thanh niên tổ chức họp xét đánh giá sơ bộ và chọn ra các đối tượng ưu tiên để đề cử nhận học bổng;

b. P.CTSV&QKTX lập danh sách học bổng dự kiến dựa trên các hồ sơ đủ tiêu chuẩn và theo thứ tự ưu tiên về hoàn cảnh gia đình và giới thiệu đề cử của Đoàn Thanh niên qua quá trình tham gia phong trào của HSSV, (chỉ tiêu phân bổ cụ thể hàng năm căn cứ vào nguồn tài trợ và P.CTSV sẽ họp với BGH để xin ý kiến);

- P.CTSV&QKTX gửi danh sách học bổng dự kiến về P.ĐT để thẩm định kết quả học tập (trường hợp HSSV chưa kèm bản điểm), xác nhận những trường hợp HSSV bị cấm thi, nợ môn, thi lại, …; gửi về Khoa chủ quản và Đoàn Thanh niên để cho ý kiến bổ sung sửa đổi (nếu có);

c. Các đơn vị phản hồi ý kiến về P.CTSV&QLKTX sau 02 ngày kể từ ngày nhận được danh sách học bổng dự kiến để chỉnh sửa bổ sung nếu có theo đề nghị của các đơn vị;

d. P.CTSV&QKTX trình BGH duyệt và làm Quyết định cấp học bổng cho HSSV, gửi danh sách HSSV nhận học bổng chính thức về Phòng P.KHTC và thống báo cho HSSV.

e. P.CTSV&QKTX lập kế hoạch phát học bổng cho HSSV, liên hệ nhà tài trợ, lập thống kê, báo cáo, lưu trữ.

Quy trình này được áp dụng kể từ ngày ký, có thể sửa đổi bổ sung cho phù hợp trong quá trình thực hiện./.